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PILLOLE DI
FORMAZIONE.

Una selezione di approfondimenti sui temi più rilevanti e più attuali nell’ambito della gestione d’impresa, con casi pratici, analisi degli scenari e del mercato, esempi concreti sull’approccio che caratterizza Percinque.

L’importanza del presidio dei flussi di cassa

In un periodo storico in cui le incertezze prendono il sopravvento, è sempre più importante aver chiaro quale sarà l’andamento della cassa della nostra azienda. Il famoso “cash flow”.

Questo ci dà la possibilità di intervenire per tempo nella gestione di eventuali inconvenienti prima che questi possano diventare problemi irrisolvibili.

Il mancato pagamento di un fornitore strategico o, peggio ancora, il ritardo nel pagamento degli stipendi dei dipendenti, possono danneggiare la reputazione dell’azienda costata anni e anni di sacrifici.

Saper prevedere l’andamento della situazione finanziaria mettendo a confronto entrate ed uscite per periodo, partendo dai saldi delle banche, risulta essenziale.

La previsione dei flussi finanziari e del loro relativo equilibrio, unita ad un conto economico (per business), al programma di produzione e al piano commerciale, sono gli strumenti essenziali nella gestione dell’impresa.

Il primo prospetto finanziario viene fatto a valle del budget dell’anno, normalmente entro la fine dell’esercizio precedente.

Questo è sufficiente che dia una previsione totalizzata per mese. Devono essere indicati quindi, mese per mese e a partire dai saldi, le entrate e le uscite e il loro andamento progressivo per tutto l’anno, in modo da verificare sempre che il nostro “serbatoio” non vada mai in riserva.

Si tratta di un budget, ma deve essere fatto nel miglior modo possibile. Il portafoglio ordini ad inizio anno insieme all’evoluzione degli ordini che si prevede verranno acquisiti, genereranno i ricavi conseguenti e quindi le relative entrate.

Si deve porre attenzione nel considerare tutte le uscite, anche quelle che normalmente vengono contabilizzate dopo gli eventi. Assicurazioni, noleggi, leasing, F24, stipendi, tributi, e così via.

Va data particolare attenzione ai dati sui rapporti con le banche per fidi di cassa, mutui, finanziamenti, anticipi contratti / fatture / sbf, e allo stato dei castelletti di eventuali istituti di credito.

A seguire, si passa ad una pianificazione di dettaglio il cui report deve essere distribuito alla Direzione Generale ed i vari responsabili di funzione almeno due volte al mese, meglio se una volta alla settimana.

Il report deve avere una forma tabellare per essere di facile ed immediata lettura.

Propongo un esempio sotto con una pianificazione dei flussi per un paio di mesi.

Il primo raggruppamento può essere fatto per mese:

Previsione flussi: aggregato per mese.

Per poi passare ad un’analisi più dettagliata dove viene riportata la previsione giornaliera:

Previsione flussi: dettaglio

All’interno della voce saldi è importante riportare l’esatta composizione del dato stesso. Quindi evidenziare, conto per conto, anche gli eventuali importi a disposizione a valle dei fidi di cassa. Questo per capire la reale disponibilità prima di andare ad intaccare i mezzi di terzi e quindi a generare costi.

Previsione flussi: composizione saldi

Nella definizione delle entrate è importante fare la distinzione fra importi “sicuri”, importi con alta probabilità di incasso e importi con minore possibilità di incasso. Questo per permetterci di dare il giusto peso e consapevolezza alla previsione che stiamo facendo.

Previsione flussi: dettaglio entrate

Anche l’analisi delle uscite deve essere molto accurata. Un ottimo sistema per verificare le uscite, soprattutto quelle non contabilizzate, quelle quindi che si genereranno da eventi non ancora scritti in contabilità, è di partire dall’analisi degli eventi dell’anno precedente.

Il loro raggruppamento deve essere fatto tenendo conto di una logica legata alla elasticità della data di pagamento. Ad esempio, le ricevute bancarie dovranno essere considerate nello stesso gruppo. Normalmente la data di pagamento è ben precisa e difficilmente spostabile. Stessa cosa vale per la restituzione delle rate di eventuali finanziamenti / mutui e di tutte quelle uscite legate a RID e così via.

Un raggruppamento a parte deve essere fatto per le uscite tramite cassa e bonifici; questi, normalmente, possono avere una certa flessibilità e probabilmente possono essere spostati di qualche giorno prima che causino conseguenze. Attenzione invece alle uscite di stipendi ed F24, le date in questi casi dovranno essere precise.

Previsione flussi: dettaglio uscite

Il database dal quale derivano le tabelle sopra indicate normalmente ha più origini / più funzioni aziendali, in funzione dell’ERP che abbiamo a disposizione. Normalmente i vari dati vengono convogliati in fogli Excel per maggior praticità e flessibilità.

  1. Elenco degli ordini aperti vs clienti -> ufficio commerciale.
  2. CRM / iniziative -> ufficio commerciale.
  3. Scadenzari clienti / fornitori -> ufficio amministrativo.
  4. Elenco ordini vs fornitori / servizi -> ufficio acquisti.
  5. Future uscite non contabilizzate -> ufficio amministrativo.
  6. Costi del personale ->ufficio del personale
  7. Eventuali altri costi (product / project manager, amministrazione, uff. acquisti)

Cosa importantissima è che nell’elenco delle voci inserite nel database sia riportato come dato anche la banca prevista nell’utilizzo voce per voce.

Previsione flussi: database

Questo ci permettere di generare una tabella organizzata per banca e quindi capire come e quando eventualmente eseguire dei movimenti di giroconto per tenere i conti in attivo senza l’eventuale utilizzo di fidi cassa. Nella tabella sottostante vengono riportati i saldi progressivi delle banche giorno per giorno a valle delle previsioni fatte. La banca 2 ha un fido di 400, come si evince dalla tabella “Previsione flussi: composizione saldi” inserita all’inizio.

Come si può notare, il saldo attuale è di 200, quindi si sta utilizzando parte del fido. È ormai procedura spesso consolidata usare i fidi cassa come fonte di finanziamento, ma essendo questi dei mezzi di terzi, hanno un costo spesso elevato.

Un giroconto dalla banca 3 alla banca 2 di un importo pari o superiore a 200 annullerebbe il costo dell’utilizzo del fido senza intaccare l’equilibrio finanziario.

Previsione flussi: dettaglio banche

Quello sopra descritto è un modo semplice per tener sotto controllo i flussi di cassa. Gli strumenti utilizzati sono quelli normalmente in uso in tutti gli uffici. Non necessita di nessuna installazione di software particolari o altre implementazioni. Volendo, tutto può essere gestito tramite Excel. Una volta definiti i flussi dei dati spesso si possono creare delle estrazioni automatiche in modo da aggiornare le tabelle. Rodato e consolidato, il sistema può essere implementato nel software gestionale (ERP) per aggregare direttamente gli elementi conosciuti.

Riuscire a prevedere per tempo eventuali disagi finanziari ci darà la possibilità di interagire sia con la funzione Operations che con la funzione Commerciale per attuare tutte quelle azioni che ci permetteranno di mantenere l’equilibrio finanziario e quindi una certa serenità.

Vicenza, 23 aprile 2021

Paolo Meneghini

 

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